Em medicina, o registro de dados no prontuário do paciente constitui-se na mais importante fonte de informações sobre a evolução clínica das patologias ou mesmo da condição de saúde de um paciente. Porém, por mais devotado que seja o profissional médico em sua prática, torna-se algumas vezes muito difícil lembrar-se de anotar adequadamente todas as observações feitas em uma consulta, uma vez que a pressa e a impressão de irrelevância que é sentida no registro demasiado detalhado, acabam por permitir registros indesejavelmente telegráficos para as observações do exame e do histórico clínico, e estas informações assim registradas, impossibilitam que se efetue pesquisa estruturada das informações relevantes no momento de necessidade.

Em saúde ocupacional, as implicações de um exame bem feito e bem armazenado refletem diretamente na qualidade dos registros e na qualidade da informação global que se possui do indivíduo e do conjunto de colaboradores de uma empresa e, quando bem elaborado e bem preenchido, é uma das mais poderosas fontes de informação de saúde e de agravamentos de patologias da população.

Um registro consistente e bem formatado permite à empresa obter, em tempo real, um instantâneo das condições globais e específicas de saúde de sua população de funcionários, separando vários grupos de indivíduos por diagnóstico, por sinal clínico, por sintoma, por característica de exame complementar e permite, através da aplicação das fórmulas bioestatísticas corretas, obter informações relevantes de saúde tanto de um indivíduo isolado quanto de um grupo.

Não é possível indicar corretamente programas de qualidade de vida e recuperação de saúde para uma população de colaboradores que não conhecemos corretamente, pois se corre o risco de não se obter os efeitos esperados, levando a gastos financeiros desnecessários ou mal direcionados.

As novas exigências legais do INSS, que cruzam dados de incidência de patologias ocupacionais, se baseiam em informações colhidas ao longo do tempo a partir de diversas empresas e constituem informação nem sempre consistente, portanto as empresas devem procurar conhecer e formatar  antecipadamente seu próprio banco de informações de saúde para garantir sua defesa em contexto legal. 

O prontuário médico digital e um sistema bem orientado de relatórios estocásticos e estatísticos de saúde associados a um esquema integrado e fidedigno de gestão de informações de Saúde e Segurança do Trabalho permitem esse conhecimento com exatidão, bem como se constituem em poderosa fonte de informações para rebater ou confrontar eventuais acusações de injúria ocupacional.